Quem entrega é o inventariante, no CPF do falecido e com natureza da ocupação código 81 (espólio): declaração inicial no ano do óbito, intermediárias enquanto o inventário corre e a Declaração Final de Espólio (DFE) até o último dia útil de abril do ano seguinte à partilha ou à escritura.
Quando alguém falece, o CPF não “desliga” para o imposto de renda. Nasce o espólio: um contribuinte distinto, que continua existindo no CPF do falecido desde a data do óbito até a partilha dos bens - mesmo que o inventário demore anos para ser aberto (IN SRF 81/2001). Quem entrega as declarações é o inventariante, no CPF do falecido, identificando-se na ficha “Espólio” do programa e marcando a natureza da ocupação com o código 81 (espólio). São três tipos de declaração: a inicial, do ano-calendário do óbito; as intermediárias, dos anos seguintes, enquanto a partilha não sai; e a final, a Declaração Final de Espólio (DFE), do ano em que a partilha se conclui. A inicial e as intermediárias seguem o prazo normal da declaração anual de cada exercício. A DFE tem prazo próprio: último dia útil de abril do ano seguinte ao da escritura pública de inventário ou, no judicial, ao da decisão de partilha transitada em julgado (a data do trânsito pode deslocar esse prazo em um ano). Este guia mostra quem faz o quê, os prazos de cada etapa e os erros que mais custam caro - a começar por entregar a DFE antes da hora.
As três declarações do espólio
| Declaração | Ano-calendário | Está obrigado quando… | Prazo de entrega |
|---|---|---|---|
| Inicial | o do óbito | mesmas regras da pessoa física viva (limites do exercício) | prazo normal da declaração anual do exercício |
| Intermediárias | os seguintes, enquanto não há partilha | mesmas regras da pessoa física viva, ano a ano | prazo normal da declaração anual de cada exercício |
| Final (DFE) | o da partilha, adjudicação ou escritura | sempre que houver bens a inventariar, sem limite | último dia útil de abril do ano seguinte ao da escritura ou da decisão judicial de partilha (IN SRF 81/2001, art. 6º) |
Dois detalhes práticos dessa tabela evitam trabalho desnecessário:
- Espólio desobrigado em um ano simplesmente não entrega aquele ano. Não existe “cadeia obrigatória” de intermediárias: a final não depende da entrega das anteriores. Vale lembrar que o limite de bens e direitos compara-se pelo valor declarado (custo de aquisição), não pelo valor de mercado - e que esse limite subiu de R$ 300.000 para R$ 800.000 a partir do exercício 2024, o que pode desobrigar vários anos de uma vez em regularizações atrasadas.
- A DFE não tem limite. Havendo bens a inventariar, ela é obrigatória mesmo que o espólio não tenha tido nenhum rendimento (IN SRF 81/2001, art. 3º, §4º).
Como preencher: código 81 e ficha Espólio
A inicial e as intermediárias são preenchidas no programa normal do IRPF do exercício, como uma declaração de ajuste comum, com três marcas próprias:
- Natureza da ocupação: código 81 - Espólio, deixando a ocupação principal em branco;
- Ficha “Espólio” preenchida com nome e CPF do inventariante;
- Bens 100% na declaração do espólio. Enquanto o inventário corre, os bens não se repetem nas declarações dos herdeiros nem do cônjuge sobrevivente - o espólio é contribuinte distinto, e é nele que o patrimônio inteiro fica declarado até a partilha. A ficha de bens “vazia” do cônjuge sobrevivente assusta, mas é o modelo correto - a regra dos bens comuns do casal está detalhada em bens comuns no espólio: por que não se declara só a metade.
A transmissão das declarações pelo programa da Receita não exige procuração nem certificado digital do inventariante. Sobre a ordem de quem herda o quê, veja ordem de sucessão e a legítima.
O que muda na Declaração Final de Espólio (DFE)
A DFE é elaborada em programa próprio da Receita Federal, o do exercício correspondente ao ano da partilha (IN SRF 81/2001, art. 6º, §2º) - e não é uma declaração de ajuste comum. É nela que os bens são formalmente transferidos aos sucessores, e aqui existe uma escolha com efeito tributário: a transferência pode ser feita pelo valor declarado ou pelo valor de mercado, à opção (transferência causa mortis). Pelo valor declarado, não há ganho de capital na transferência; pelo valor de mercado, a diferença é tributada em nome do espólio. O preenchimento completo da declaração final - programa do ano da partilha, tabela mensal e pagamento sem quotas - está em Declaração Final de Espólio: como fazer. Se houve venda de imóvel durante o inventário, a apuração do ganho entra no espólio - o passo a passo está em venda de imóvel pelo espólio: como apurar o ganho de capital. E o bem descoberto só depois da partilha não fica sem regra: vai a sobrepartilha.
O erro espelhado também existe: a família continua entregando declaração comum no CPF do falecido por anos, sem o código 81 e com a ficha Espólio vazia - o óbito nunca é comunicado à Receita, e a regularização exige refazer o enquadramento desde o ano do óbito.
Exemplo prático (números redondos, caso fictício)
Óbito em março de 2023. O patrimônio a inventariar: um imóvel declarado por R$ 600.000 e aplicações de R$ 200.000. A família opta por inventário extrajudicial, e a escritura de partilha é lavrada em fevereiro de 2026. O calendário do espólio fica assim:
- Inicial - ano-calendário 2023, entregue no prazo normal do exercício 2024;
- Intermediárias - anos-calendário 2024 e 2025, cada uma no prazo normal do seu exercício (a partilha ainda não havia saído);
- Final (DFE) - ano-calendário 2026 (de 1º de janeiro até a data da escritura), entregue até o último dia útil de abril de 2027, transferindo os bens aos herdeiros pelo valor declarado ou de mercado.
Nos últimos exercícios a Receita tem prorrogado esse prazo para o fim de maio, junto com o da declaração comum (IN SRF 81/2001, art. 6º, §§ 9º a 11) - confirme a data fixada para o ano da entrega.
Se a mesma escritura tivesse sido lavrada em dezembro de 2025, não haveria intermediária de 2025: aquele ano já seria o da DFE. É por isso que o ano da partilha - e não o volume de rendimentos - define qual declaração entregar.
E se ninguém entregou nada até agora?
É uma situação mais comum do que parece: o inventário se arrasta e ninguém avisa a família de que o falecido “continua declarando”. A regularização segue três passos:
- Verificar, ano a ano, se o espólio estava obrigado - com os limites de cada exercício e lembrando do salto do limite de bens para R$ 800.000 a partir do exercício 2024;
- Entregar as obrigatórias em atraso, da mais antiga para a mais nova. Cada declaração obrigatória entregue fora do prazo gera a multa por atraso (MAED), de 1% ao mês sobre o imposto devido, com mínimo de R$ 165,74 por declaração (multa por atraso na entrega) - sem imposto devido, paga-se só o mínimo. O procedimento é o mesmo do contribuinte vivo, detalhado em IRPF em atraso;
- Respeitar a decadência: a Receita tem prazo de 5 anos para lançar, contado na forma do CTN, e exercícios já decaídos não devem ser entregues - o recorte está em até quando a Receita pode cobrar.
O roteiro completo dessa regularização - escopo pela decadência, ordem de entrega e o custo por declaração - está em espólio com declarações atrasadas: como regularizar.
Pelo que o inventariante responde
O encargo não é só operacional. O espólio responde pelos tributos devidos pelo falecido, e o inventariante responde solidariamente pelos tributos devidos pelo espólio nos atos em que intervier ou pelas omissões de que for responsável (responsabilidade tributária na sucessão); sucessores e cônjuge meeiro respondem no limite do quinhão ou da meação. Aceitar a função de inventariante, portanto, inclui cuidar do lado fiscal do inventário - das declarações aos recolhimentos feitos no CPF do falecido. O alcance completo do encargo - o dossiê a guardar, a procuração RFB do espólio e os limites de cada responsabilidade - está em as responsabilidades fiscais do inventariante.
O imposto de renda é uma das frentes do inventário; a outra é o ITCD estadual, que no RS tem tabela própria e prazos ligados à escritura - compare cenários na calculadora de ITCD-RS, veja o que o atraso do imposto estadual custa em inventário atrasado no RS: multa do ITCD e como regularizar e o cuidado com a renúncia de herança. Quando a sucessão envolve empresa, imóveis de renda ou patrimônio relevante, o desenho completo entra no planejamento de holding e sucessão - inclusive para evitar que o próximo inventário repita os mesmos nós. Se a sua família está no meio de um inventário e não sabe em que ponto as declarações pararam, o escritório organiza o histórico e o calendário: comece pelo diagnóstico sucessório ou fale direto pelo contato.
Bases legais: Instrução Normativa SRF nº 81/2001, arts. 2º, 3º e 6º; Lei nº 9.532/1997, art. 23; Lei nº 8.981/1995, art. 88; Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172/1966), arts. 131 e 134.