Para empresas de tecnologia, o licenciamento de software é ISS (não ICMS, por decisão do STF) e o Fator R define se o Simples cai no Anexo III (mais barato) ou no Anexo V — por isso a folha, incluindo o pró-labore, muda diretamente o imposto.
Para uma empresa de software, duas decisões definem a carga tributária: qual imposto incide sobre o seu produto e em qual anexo do Simples ela cai. A primeira já está resolvida — software é ISS, não ICMS. A segunda depende do Fator R: a relação entre folha e receita que joga a empresa para o Anexo III (mais barato) ou para o Anexo V. Errar qualquer uma das duas custa todo mês.
Software é serviço (ISS), não mercadoria (ICMS)
Por anos, estados e municípios disputaram a tributação do software. Em 2021, o STF (ADI 1.945 e ADI 5.659) pacificou: o licenciamento e a cessão de uso de programas de computador são serviço — inclusive no modelo de assinatura (SaaS) —, sujeitos ao ISS municipal, e não ao ICMS. Isso está alinhado ao item 1.05 da lista anexa à LC 116/2003 . Na prática, a sua empresa recolhe ISS ao município da sede (com as regras locais de alíquota e base), e não ICMS.
O Fator R decide o anexo
No Simples Nacional, atividades de TI listadas no LC 123/2006, art. 18, §5º-I são tributadas pelo Anexo V quando a folha é baixa, e migram para o Anexo III quando o Fator R atinge 28% ( LC 123/2006, art. 18, §5º-J ).
| Situação | Anexo | Alíquota inicial |
|---|---|---|
| Folha < 28% da receita | Anexo V | a partir de 15,5% |
| Folha ≥ 28% da receita (Fator R) | Anexo III | a partir de 6% |
A diferença entre os dois anexos é enorme no início da tabela. Por isso a folha — incluindo o pró-labore — é alavanca de planejamento, não um custo a minimizar no escuro.
Exemplo
Uma software house faturava R$ 1,2 mi/ano com folha de 19% da receita — Anexo V, alíquota cheia. Ao formalizar o pró-labore dos sócios desenvolvedores e reorganizar a folha, o Fator R passou de 28%, migrando para o Anexo III. A economia recorrente foi documentada para sustentar o enquadramento em caso de fiscalização.
E quando o Lucro Real entra
Para empresas de tecnologia com pesquisa e desenvolvimento relevante, a Lei 11.196/2005 permite deduzir dispêndios de inovação do IRPJ/CSLL — mas só no Lucro Real. Acima do teto do Simples, ou com margem e P&D que justifiquem, a conta muda. Vale comparar.
Antes de decidir, simule: Fator R e Simples × Presumido. Veja também como escolher o regime e a página de contabilidade para tecnologia e SaaS. O comparativo aplicado ao seu caso é parte do planejamento tributário.
Bases legais: Lei Complementar 123/2006, art. 18, §5º-I e §5º-J; Lei Complementar 116/2003 (item 1.05 da lista); Lei 11.196/2005 (Lei do Bem); STF — ADI 1.945 e ADI 5.659.