A troca de contador se resolve em quatro frentes: CRC, DBE com o evento 232 na Receita Federal, SEFAZ e prefeitura. O escritório anterior não pode reter seus livros e documentos (NBC PG 01), e na Receita só se informam os dados do novo responsável — quem conduz a burocracia é o contador que chega.
Trocar de contador é um direito do cliente — e a transferência se resolve em quatro frentes: CRC, Receita Federal (um DBE com o evento 232), SEFAZ e prefeitura, sem que o escritório anterior possa reter seus livros e documentos. Quem pesquisa este assunto, em geral, já tomou a decisão; o que falta é saber como sair sem deixar pendência para trás. A boa notícia: a parte burocrática tende a ser conduzida pelo escritório que chega. Ao cliente cabem três coisas — formalizar a saída, assinar o contrato novo e exigir a documentação a que tem direito.
O que o escritório anterior é obrigado a entregar
O Código de Ética Profissional do Contador, a NBC PG 01/2019, item 5, 'l' , veda ao profissional reter abusivamente livros, papéis ou documentos, inclusive arquivos eletrônicos, confiados à sua guarda — inclusive com a finalidade de forçar o cliente a cumprir obrigações contratuais. Em outras palavras: honorários em aberto se cobram pelas vias próprias; não autorizam segurar a sua contabilidade. A mesma norma impõe ao profissional substituído o dever de informar ao substituto os fatos relevantes para a continuidade do trabalho (item 4, “l”).
Em regra, o pacote da transição inclui:
- livros contábeis (Diário e Razão) e fiscais, em papel ou SPED;
- balancetes e demonstrações dos períodos encerrados;
- declarações entregues e recibos de transmissão (federais, estaduais, municipais);
- guias pagas e parcelamentos em andamento;
- arquivos digitais: SPEDs, XMLs de notas, folha de pagamento;
- atos societários e documentos da empresa que estavam com o escritório.
No Rio Grande do Sul, a orientação da fiscalização do CRCRS é formalizar o distrato com o escritório que sai e registrar a entrega de livros e arquivos em protocolo — o papel que protege os dois lados. Recebeu, guarde: a Receita pode rever períodos antigos dentro do prazo de decadência, e quem responde pelos documentos é a empresa.
Quais órgãos precisam ser atualizados?
O contador fica vinculado ao CNPJ nos cadastros públicos — por isso a troca não termina no aperto de mão. São quatro frentes:
| Órgão | O que se atualiza | Como |
|---|---|---|
| CRC | Responsabilidade técnica pela escrituração | Procedimento varia por estado; no RS, distrato com o anterior + contrato escrito com o novo |
| Receita Federal | Contador vinculado ao CNPJ | DBE de alteração com o evento 232, no Coletor Nacional (REDESIM) |
| SEFAZ-RS | Contador da inscrição estadual (ICMS) | A ficha usa os dados da REDESIM: atualiza após o deferimento do evento 232 |
| Prefeitura | Vínculo/acesso no portal de NFS-e | Varia por município — confirme o procedimento local |
No RS, a própria Receita Estadual orienta que o contador da inscrição estadual é preenchido automaticamente com os dados da REDESIM — ou seja, o caminho passa pelo DBE federal, não por um cadastro estadual separado. Em outros estados o procedimento pode ser próprio.
O evento 232: a peça central
Na Receita Federal, a troca é um DBE de alteração cadastral com o evento Evento 232 — Tabela de Eventos do CNPJ , preenchido no Coletor Nacional. Informam-se os dados do novo responsável — CPF, se profissional pessoa física, ou CNPJ, se organização contábil. Do escritório anterior, a Receita não pede nada: quem sai não precisa “autorizar” a troca. Transmitido o formulário, gera-se o protocolo do DBE, que segue para deferimento, conforme o Serviço 'Atualizar CNPJ' (gov.br) .
Em que ordem fazer a troca
- Assine o contrato com o novo escritório — por escrito, como exige a própria NBC PG 01 (item 9).
- Formalize a saída com o escritório atual: notificação e distrato, respeitando o prazo de aviso do contrato vigente.
- Receba a documentação com protocolo de entrega — a lista da seção acima é o ponto de partida.
- O novo escritório transmite o DBE com o evento 232 (abrindo o processo no e-CAC, se a transmissão foi sem certificado).
- Confira a inscrição estadual e a prefeitura — no RS, a IE atualiza via REDESIM; o portal de NFS-e depende do município.
A chegada a um novo escritório é também o melhor momento para um diagnóstico: conferir obrigações em aberto e revisar se o regime tributário ainda é o certo — a comparação entre Simples, Presumido e Real é o primeiro teste. E se a empresa ainda nem existe, melhor começar pelo caminho certo desde o registro: o passo a passo de abrir empresa no RS mostra o fluxo do Tudo Fácil Empresas (Redesim).
Este artigo ensina o caminho; se você prefere quem o percorra por você, a página trocar de contador mostra o que assumimos em cada etapa — do pedido de arquivos ao escritório anterior à revisão do regime na entrada. Se quiser começar por uma conversa, fale com o escritório.
Bases legais: NBC PG 01/2019 (CFC) — Código de Ética Profissional do Contador; Evento 232 — Tabela I de Eventos do cadastro CNPJ (Coletor Nacional/REDESIM).